Excelの印刷範囲を設定する方法｜1ページに収める・白紙対策

Excelの売上報告書を印刷すると、右端の列だけ2ページ目に出たり、余計な白紙が印刷されたりすることがあります。画面上では問題なく見えても、Excelの印刷設定は別です。

結論：まず［印刷範囲］で対象セルを指定し、次に［改ページプレビュー］で区切りを確認し、必要なら［拡大縮小印刷］で横1ページに収めます。 この3つは役割が異なります。

1. 印刷範囲・改ページ・拡大縮小は別の設定

Excelの印刷範囲・改ページ・拡大縮小の違い

図：印刷範囲は「対象」、改ページは「区切り」、拡大縮小は「収め方」を決めます。

印刷範囲を自分で設定して試せる月次売上報告書の練習用Excelファイルも用意しました。作業メモ列を印刷しない設定を練習できます。

今回は架空の「月次売上報告書」を例に、A列～H列を印刷し、J列以降の作業メモを印刷しない設定を考えます。

Windows版Excel（Microsoft 365／Excel 2024など）では、以下の順番で設定できます。

印刷範囲を設定すると、ブックを保存した場合はその設定も保存されます。毎月同じ構成の報告書なら、翌月にも利用できます。

対象が増えた場合は範囲を選び直し、［ページレイアウト］→［印刷範囲］→［印刷範囲の設定］をやり直します。不要になった場合は同じメニューから［印刷範囲のクリア］を選びます。

離れた2つの範囲をCtrlキーで指定すると、別ページとして印刷される場合があります。 1枚にしたい表を誤って分割して選択していないか確認してください。

印刷範囲を指定しても、列数が用紙に収まらなければ自動的に複数ページに分かれます。これは印刷範囲の設定ミスではなく、用紙サイズに対して表が広いことが原因です。

試す順番は次のとおりです。

「横1ページ・縦自動」は、横に長い表を読みやすく印刷したいときに便利です。縦方向まで1ページに固定すると、何十行もの表が小さく縮み、読めなくなる可能性があります。

［表示］→［改ページプレビュー］を選びます。青い線などでページの区切りが表示されるため、どこで次ページに変わるか確認できます。

区切りを調整したいときは、改ページをドラッグして変更できます。ただし、［拡大縮小印刷］の設定によって、手動改ページが期待どおりに反映されない場合もあります。設定を変えたら必ず印刷プレビューを見直してください。

印刷用ではない作業メモや隠れた範囲が残る場合は、印刷範囲の設定を再確認します。

報告書が縦に長く、2ページ目以降の列名が分からなくなる場合は、印刷タイトルを設定します。

※複数シートをグループ選択していると編集できない場合があります。対象のシートだけを選択してください。

「データは1ページなのに2ページ目が真っ白」という場合は、次の順番で確認します。

見た目だけで判断せず、Ctrl+Pで実際のプレビューのページ数を確認してください。不要なシートをまとめて印刷対象にしている場合もあります。

Excelの［名前を付けて保存］などからPDFに変換する場合も、印刷範囲やページ設定がレイアウトに影響します。PDFを開いて、表の最終列、合計行、ページ番号、見出し行が意図どおりかを確認してください。

紙の印刷が不要な業務でも、社外提出用のPDFを作るときは同じ確認が役立ちます。

毎月印刷範囲を設定し直すなら、報告書の元テンプレートに印刷範囲・方向・見出し行を保存しておきます。月によって行数が変わる場合は、最終行が印刷対象に含まれているか毎回確認してください。

印刷範囲は「どのセルを印刷するか」の指定です。1ページに収める機能ではありません。横1ページにしたいなら拡大縮小印刷も設定してください。

必要な範囲を選んで印刷範囲を設定します。離れた範囲を複数指定すると別ページになる場合があるため、プレビューで確認してください。

縮小率が過度に小さくなっていないか確認します。列幅・用紙サイズ・余白を調整するか、2ページで見やすく印刷する選択肢もあります。

この記事の売上報告書は架空の例です。プリンターやExcelのバージョンによって画面表示・印刷結果が異なることがあります。