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PROBLEM GUIDE

複数のWord・Excel・PowerPointを1つずつ開かず、まとめて表記確認したい

旧社名・旧部署名・旧製品名や「要確認」「DRAFT」などの指定表記が複数のOffice文書に残っていないか、ファイルを1つずつ開かずにまとめて確認したい作業を整理します。

THE PROBLEM

困りごと

フォルダ内のWord / Excel / PowerPointを1件ずつ開き、同じ検索語を探し、見つかった箇所と読み取り失敗を別に記録する方法では、ファイル・検索語・再確認回数が増えるほど同じ確認手順が繰り返されます。

WHEN IT HAPPENS

典型的な発生状況

  • 社名・部署名・製品名を変更した後、旧表記がOffice文書群に残っていないか確認する
  • 「要確認」「DRAFT」「CONFIDENTIAL」などの注記が複数文書に残っていないか確認する
  • フォルダ配下の多数のOffice文書から修正候補と読み取り失敗を先に一覧化して確認する

WHY IT IS HARD

なぜ面倒なのか

  • 同じ検索語でも、対象文書を1件ずつ開いて検索する手順はファイル数に応じて繰り返される
  • 検索結果だけでなく、どのファイルのどの位置で見つかったか、読み取れなかったファイルは何かも残す必要がある
  • 対象外のファイル形式やOffice要素もあるため、「0件」を完全監査や漏れなしの証明として扱うことはできない

SOLUTION PATTERNS

解決パターン

  1. 確認対象のフォルダと検索語を先に決める
  2. 対応するWord / Excel / PowerPoint文書をフォルダ単位でまとめて検索し、検出位置・内容種別・出現回数・周辺文脈を一覧化する
  3. 検出結果と読み取り失敗をCSVへ残し、修正要否や対象外部分は人が確認する

AVAILABLE TOOLS

Small Work Labで対応できる商品

OUT OF SCOPE

対応できないケース

  • PDF / TXT / CSV / 画像 / 旧Office形式を含む一括確認
  • 画像内文字のOCR、SmartArt、Excelテキストボックス等の検索
  • VBA / マクロコード、Word脚注・コメント、PowerPoint Notes等の検索
  • 表記の自動修正や表記揺れの自動発見
  • 完全監査、漏れなく検出、コンプライアンス保証、法令適合保証