複数のWord・Excel・PowerPointから文字列を一括検索する方法
旧社名や旧製品名、公開前に消したい注記を確認するとき、ファイルを1件ずつ開いて同じ語を検索すると、対象が増えるほど同じ操作が繰り返されます。まず検索語と対象範囲を決め、結果と読み取り失敗を分けて残せる形にすると、確認作業を整理しやすくなります。
最初に検索語と対象フォルダを決める
旧社名・旧部署名・旧製品名・「要確認」「DRAFT」など、確認したい語を先に一覧にします。
対象をフォルダ直下だけにするか、サブフォルダまで含めるかも決めます。
1件ずつ開く方法では確認記録も必要になる
単に検索するだけでなく、どのファイルのどの位置で見つかったか、開けなかったファイルは何かを残す必要があります。
複数文書をまとめて検索するときに確認する項目
部分一致か完全一致か、大文字・小文字を区別するかを決めます。
結果ではファイル名だけでなく、位置・内容種別・出現回数・周辺文脈まで確認できると修正判断につなげやすくなります。
0件を「漏れなし」と扱わない
画像内文字、OCR、SmartArt、Excelテキストボックス、VBAコード、Wordコメント、PowerPoint Notesなど、検索対象外になる要素があります。
0件は対応範囲内で指定語が見つからなかったことだけを示します。
ツールを使う場合
文書表記確認ツールは、対応するOffice文書をフォルダ単位で検索し、結果と読み取り失敗をCSVへ保存できます。元文書を自動修正するツールではありません。