ExcelでPC・備品台帳を管理するときの問題点
Excelは自由に列を増やせるため機器台帳を始めやすい一方、現在値を上書きする運用では変更前の状態が残りにくく、棚卸中に台帳が変わると「いつの状態を確認したか」も曖昧になりやすくなります。台帳管理では現在情報、変更履歴、棚卸記録を分けて考えることが重要です。
現在値だけでは変更経緯を追えない
担当者や設置場所などの現在値を上書きすると、変更後の状態は見えても変更前の状態を追いにくくなります。現在情報と変更履歴を分けて保持し、変更前後と記録日時を残せるようにします。
棚卸開始時点の対象を固定する
棚卸の途中で台帳が更新されると、どの時点の機器を確認対象にしていたのかが曖昧になります。棚卸を始める時点の対象を固定し、その対象に対して確認結果を記録します。
一致・相違・見つからないを分けて残す
棚卸結果は、台帳どおりだったもの、台帳との差異があったもの、現物を確認できなかったものを分けて残します。差異を確認した後に現在情報へ反映する流れにすると、棚卸記録と現在値を混同しにくくなります。
CSV入出力とバックアップを運用に含める
既存台帳をCSVから取り込む場合や、一覧をCSV・JSONへ書き出す場合でも、元データと現在の管理データを区別します。バックアップと復元の手順も決めておき、単一PCで管理するデータを別に保存できるようにします。
複数PC同時編集が必要なら別設計にする
複数PCから同じ台帳を同時編集する場合は、競合や同期を扱う仕組みが必要です。機器管理ツールは1台のWindows PC内での管理を対象としており、複数PC編集やクラウド同期は対象外です。
ツールを使う場合
機器管理ツールは1台のWindows PC内で、現在情報、変更履歴、棚卸記録、CSV入出力、バックアップ・復元を扱います。クラウド同期や複数PC同時編集は対象外です。